Właściciele firm, które przyjmują zamówienia i zarządzają płatnościami muszą liczyć się z koniecznością obsługi dzwoniących klientów. Mogą wynająć kilka osób, aby przekierowywać połączenia, a pytania dotyczące płatności trafiają wówczas do przedstawiciela biura obsługi klienta.Opcja nie jest na szczęście jedynym wyborem. Dzięki nowoczesnej technologii można zdecydować się na wdrożenie systemu Interactive Voice Response (IVR).

Co to jest IVR?

Rozwiązania płatnicze IVR to zautomatyzowane systemy telefoniczne, które umożliwiają interaktywną obsługę osób dzwoniących. To coś w rodzaju automatycznego call center. Klient ma możliwość wysłuchania za pośrednictwem telefonu nagranych wcześniej komunikatów, a następnie wybrania określonej pozycji z menu za pomocą wybierania tonowego, czasami za pomocą głosu. W ten sposób klienci mogą decydować się na rodzaj wybranej informacji lub usługi, języka obsługi, weryfikować swoją tożsamość lub uzyskiwać dostęp do określonych informacji. 

IVR i płatności

IVR to idealna opcja, jeśli chodzi o obsługę klienta, ale technologia może być również wykorzystywana do przyjmowania płatności. W końcu, gdy na drugim końcu linii nie ma osoby fizycznej i połączenie nie musi być rejestrowane, podane informacje nie mogą zostać w żaden sposób przechwycone. Jednak rozwiązania do przetwarzania płatności IVR nie są same w sobie bezpieczne. Aby upewnić się, że informacje o klientach są bezpieczne, należy wiedzieć, w jaki sposób można realizować płatności IVR zgodne ze standardem PCI DSS.

Zasady bezpieczeństwa

Jeśli nasza firma jest zgodna ze standardami PCI, oznacza to, że mamy środki do szyfrowania poufnych danych i zapewnienia bezpieczeństwa informacji. Posiadamy zasady i procedury dotyczące tego, kto może uzyskać dostęp do tych danych i podejmujemy kroki w celu zapewnienia ich integralności. Co więcej, regularnie i dokładnie testujemy system bezpieczeństwa danych, aby upewnić się, że dane pozostają bezpieczne. W takiej sytuacji stosowanie systemu IVR jest całkowicie bezpieczne. Bez tych kroków ryzykujemy naruszenie danych finansowych i może to mieć poważne konsekwencje dla naszej firmy. Oprócz ryzyka związanego z utratą lojalności klientów, możemy spodziewać się również określonych kar finansowych.

Jakich funkcji poszukiwać w systemie IVR?

Zanim zastosujemy określony system IVR, przejrzyjmy dokładnie dostępne możliwości i oferty dostawców usług płatniczych. Nie wszystkie oferują te same korzyści. Najlepiej byłoby ograniczyć wyszukiwanie do firm oferujących następujące funkcjonalności: 24-godzinna dostępność, obsługa kart kredytowych / debetowych, opcja jednorazowej płatności, niestandardowe komunikaty głosowe, wychodzące wiadomości tekstowe oraz obsługa wielu języków.