Zorganizowanie konferencji online nie jest proste, jednak coraz więcej organizatorów nie chce czekać i przekładać swoich wydarzeń ze względu na COVID-19. Z tego powodu szkolenia, spotkania czy właśnie konferencje online od wielu miesięcy zyskują na popularności, nie tylko na świecie, ale również w Polsce.

Jak jednak zorganizować taką konferencję, na co zwracać uwagę, czym różnią się one od tradycyjnych wydarzeń tego typu?

Niezbędna platformach

Podstawą jest wybór odpowiedniej platformy, gdzie będzie odbywać się nasza konferencja. Musi ona spełniać liczne wymagania (jakość obrazu, dźwięku, możliwości angażowania uczestników, spełniać normy niezawodności itd.) - musi być ona jednak jednocześnie przystępna dla osób, które będą z niej korzystać.

Warto z jednej strony rozważyć opcję najbardziej popularne i proste, jak YouTube, ale również takie platformy, jak Vimeo, Livestream czy nawet transmisję na własnym, zewnętrznym serwerze.

Angażowanie uczestników

Jest to trudniejsze, niż w przypadku standardowej konferencji, zwłaszcza że każdy z nich może w każdej chwili odejść, zająć się innymi obowiązkami. Warto więc zawczasu pomyśleć o tym, jak prowadzący czy prelegenci mają angażować uczestników i jednocześnie umożliwić im to od strony technicznej.

Czat i jego moderowanie

Dajmy się uczestnikom wypowiedzieć, to zresztą jeden ze sposobów na ich angażowanie. Pamiętajmy jednak, że czat i wypowiedzi uczestników muszą być moderowane. Nie możemy pozwolić im na pisanie, czego chcą, zwłaszcza jeżeli miałyby być to frazy obraźliwe czy negatywnie komentujące nasze wydarzenie. Z tego powodu potrzebny jest zawsze ktoś, kto czat i wypowiedzi uczestników wydarzenia będzie sprawnie mordował.

Odpowiedni prelegenta

To klucz do naszego sukcesu. Nie każdy z nich będzie jednak dobrym wyborem. Warto wybrać takiego prowadzącego, który posiada doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń online. Dzięki temu nie będzie przeszkadzał mu brak publiki, mówienie jedynie do kamery czy w końcu odpowiednie poruszanie się po scenie i odnajdowanie w kadrze. Wbrew pozorom, to umiejętności, których nie posiada każdy prowadzący, jeżeli zajmował się niemal wyłącznie prowadzeniem takich wydarzeń na żywo. To eventy inne, które często wymagają przynajmniej trochę innych kompetencji.